Hastane Sıramatik Sistemi: Sıramatik Kiosk ve Hasta Çağırma

Sıramatik nedir?

Sıramatik, hizmet almak için bekleyen kişilere sıra numarası veren ve bu numaraları sırası geldiğinde ekranda gösterip sesli anonsla çağıran elektronik sıra yönetim sistemidir. Halk arasında sıra alma makinesi ya da numaratör olarak da bilinir. Kişi kuyrukta ayakta beklemek yerine numarasını alır, oturur ve çağrıldığında ilgili bankoya veya odaya gider.

Sıramatik; hastane, aile sağlığı merkezi, banka, belediye, vergi dairesi ve noter gibi aynı anda çok sayıda kişinin hizmet beklediği yerlerde kullanılır. Hastanelerde aynı sistem çoğu zaman hasta çağırma sistemi adıyla anılır.

Sıramatik sistemi hangi parçalardan oluşur?

• Sıramatik kiosk: Hastanın hizmet seçip sıra fişini aldığı dokunmatik ekranlı cihaz.
• Sıramatik yazılımı: Sıra numaralarını üreten, birimlere dağıtan, çağrıları yöneten ve raporlayan yazılım.
• Çağrı terminali: Hekimin veya görevlinin sıradaki hastayı çağırdığı tuşlu cihaz ya da bilgisayardaki çağırma ekranı.
• Ana ekran: Bekleme salonunda çağrılan numarayı ve gidilecek odayı ya da bankoyu gösteren büyük ekran.
• Oda ve banko ekranları: Poliklinik kapısında veya bankonun üstünde, o noktaya çağrılan numarayı gösteren küçük ekranlar.
• Sesli anons: Çağrıyı zil sesi ve anonsla duyuran hoparlör sistemi.

Bu parçalar kablolu ya da kablosuz ağ üzerinden haberleşir. Yazılım merkezde çalışır; kiosk, ekranlar ve terminaller yazılımın verdiği bilgiyi gösterir ya da yazılıma komut gönderir.

Sıramatik kiosk nedir?

Sıramatik kiosk, sıramatik sisteminin hastanın kullandığı ön yüzüdür. Hasta dokunmatik ekrandan gitmek istediği birimi seçer, kiosk termal yazıcıdan sıra fişini basar. Fişte genellikle sıra numarası, birim veya poliklinik adı, tarih ve saat yer alır; yazılıma göre önünde bekleyen kişi sayısı da yazdırılabilir.

Hastanelerde sıramatik kiosk yalnızca fiş vermekle kalmaz. Entegrasyona göre hasta T.C. kimlik numarasını girerek ya da randevu barkodunu okutarak kendini tanıtır; kiosk randevusunu bulur ve hastayı doğru polikliniğin sırasına alır. Bu akış kurulduğunda hasta, sıra almak için önce kayıt bankosunda beklemez.

Butonlu sıramatik ile dokunmatik sıramatik kiosk arasındaki fark

• Butonlu sıramatik: Her hizmet için bir tuş bulunur. Az sayıda hizmeti olan ve hastayı tanımaya gerek olmayan noktalar için yeterlidir.
• Dokunmatik sıramatik kiosk: Ekrandaki menüde onlarca poliklinik ve birim listelenebilir; hizmetler yazılımdan değiştirilir, tuş eklemek gerekmez. Yazılım destekliyorsa randevu sorgulama, T.C. kimlik numarasıyla giriş ve farklı dil seçenekleri de sunulur.

Çok sayıda polikliniği ve birimi olan hastaneler için dokunmatik sıramatik kiosk daha uygundur.

Sıramatik yazılımı nedir?

Sıramatik yazılımı, sistemin beynidir. Hangi birimin hangi numara serisini kullanacağını, kimin önce çağrılacağını, hangi ekranda ne görüneceğini belirler ve tüm işlemleri kayıt altına alır. Hastanelerde sıramatik yazılımı ya hastane bilgi yönetim sisteminin (HBYS) bir modülüdür ya da HBYS ile entegre çalışan ayrı bir yazılımdır. Hekim, sıradaki hastayı çoğu zaman doğrudan HBYS ekranından çağırır.

Bir hastane sıramatik yazılımında genellikle şu özellikler bulunur:

• Birim ve sıra tanımı: Poliklinik, laboratuvar, radyoloji ve vezne için ayrı sıra serileri (A, B, C gibi) ve çalışma saatleri
• Randevu entegrasyonu: MHRS'den veya hastanenin kendi kanallarından alınan randevuyu tanıyıp hastayı doğru sıraya alma
• Öncelikli sıra: Mevzuatta öncelik hakkı tanınan hastaların sırasını ayrı yönetme
• Çağırma ve yönlendirme: Sıradaki hastayı çağırma, çağrıyı tekrarlama, gelmeyen hastayı atlama ve hastayı başka birimin sırasına aktarma
• Ekran ve anons yönetimi: Ana ekran ve oda ekranlarında gösterilecek bilgiler, kayan yazı duyuruları ve anons ayarları
• Raporlama: Birim ve hekim bazında hasta sayısı, ortalama bekleme süresi ve işlem süresi
• Cihaz izleme: Yazıcı kâğıdı azaldığında veya bir kiosk çalışmadığında uyarı

Bazı yazılımlar, sırası yaklaşan hastaya SMS gönderme ya da mobil uygulamadan sıra takibi gibi ek özellikler de sunar.

Hastanede sıramatik sistemi nasıl çalışır?

1. Hasta, hastane girişindeki ya da birim önündeki sıramatik kioska gelir.
2. T.C. kimlik numarasını girer, randevu barkodunu okutur ya da gideceği birimi ekrandan seçer.
3. Sıramatik yazılımı, HBYS ile entegrasyon varsa hastanın randevu ve kayıt bilgisini kontrol eder ve hastayı ilgili birimin sırasına ekler.
4. Kiosk, sıra numarasının ve gidilecek birimin yazılı olduğu fişi termal yazıcıdan verir.
5. Hasta bekleme salonuna geçer ve ana ekranda çağrılan numaraları takip eder.
6. Hekim veya görevli, HBYS ekranından ya da çağrı terminalinden sıradaki hastayı çağırır.
7. Numara ana ekranda ve oda ekranında görünür, sesli anons yapılır; hasta ilgili odaya ya da bankoya gider.
8. Muayeneden sonra tahlil, görüntüleme veya ödeme gerekiyorsa hasta laboratuvar, radyoloji ya da vezne sırasına yönlendirilir.

Hastanede sıramatik nerelerde kullanılır?

• Hasta kabul ve kayıt: Kayıt bankolarına gelen hastaların sırası
• Poliklinikler: Hekim odası önündeki muayene sırası
• Kan alma ve laboratuvar: Tahlil için numune verme sırası
• Radyoloji: Röntgen, ultrason, tomografi ve MR çekim sırası
• Vezne: Ödeme işlemleri
• Hastane eczanesi: İlaç teslim sırası
• Aile sağlığı merkezleri, ağız ve diş sağlığı merkezleri, özel poliklinikler ve tıp merkezleri
• Hastane içinde yol tarifi için bilgilendirme ve yönlendirme kioskları

Sıramatik sistemi hastaneye ne kazandırır?

• Düzenli bekleme salonu: Hastalar kapı önünde ya da bankoda ayakta beklemez; numarasını alıp oturarak bekler.
• Adil sıra: Hasta geliş sırasına ve randevu saatine göre çağrılır; sıra tartışmaları azalır.
• Daha az personel yükü: Görevliler sıra ve yönlendirme sorularıyla daha az uğraşır, asıl işlerine odaklanır.
• Hasta mahremiyeti: Çağrı ekranında hastanın adı yerine sıra numarası gösterilebilir.
• Ölçülebilir hizmet: Bekleme ve işlem süreleri raporlanır; hangi poliklinikte ne zaman yoğunluk olduğu görülür, hekim ve personel planlaması buna göre yapılır.

Öncelikli hastalar sıramatikte nasıl yönetilir?

Sağlık Bakanlığı'nın 2024/11 sayılı Poliklinik Hizmetlerinde Öncelik Sırası Genelgesi; acil vakalar, engelli hastalar, hamileler, 65 yaş üstü hastalar, 7 yaşından küçük çocuklar, şehit yakınları ve gaziler gibi gruplara poliklinik muayenesinde öncelik tanır. Sıramatik yazılımında bu hastalar için ayrı bir öncelikli sıra tanımlanır ve çağrı sırasında öne alınır.

Kioskta öncelikli hastalar için ayrı bir seçenek bulunabilir; entegrasyon varsa öncelik, hastanın kayıt bilgisine göre yazılım tarafından da verilebilir.

Hasta mahremiyeti ve KVKK

Sağlık verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) göre özel nitelikli kişisel veridir. Bekleme salonundaki ekranda hastanın tam adının poliklinik adıyla birlikte görünmesi, başkalarının hastanın hangi bölümde muayene olacağını öğrenmesine yol açabilir. Sağlık Bakanlığı'nın kalite standartları da sağlık tesisinin her alanında mahremiyetin sağlanmasını ister.

Bu nedenle çağrı ekranında tam ad yerine sıra numarası ya da ad ve soyadın baş harfleri gösterilebilir. Ekranda hangi bilginin görüneceği sıramatik yazılımında ayarlanır; kararı hastanenin KVKK ve kalite birimleri verir.

Sıramatik kiosk hangi yazılımla çalışır?

Vectanom sıramatik kioskun donanımını üretir. Sıramatik yazılımı, hastanenizin kullandığı HBYS'nin sıramatik modülünden ya da anlaştığınız sıramatik yazılım firmasından gelir. Kiosk, yazılım firmanızın kiosk uygulamasını veya web tabanlı sıra alma ekranını çalıştıracak şekilde hazırlanır.

Kiosk, kiosk modunda çalışır: hasta yalnızca sıra alma ekranını görür, masaüstüne veya başka uygulamalara erişemez. Yazıcı, barkod okuyucu ve kimlik okuyucu gibi donanımların yazılımla nasıl haberleşeceği kurulumdan önce yazılım firmanızla birlikte netleştirilir.

Hastane sıramatik kiosku donanım seçenekleri

Model ve donanım; kioskun konacağı yere, günlük hasta sayısına ve kullandığınız yazılımın gerekliliklerine göre birlikte seçilir.

Hastane sıramatik kiosku fiyatı neye göre değişir?

Fiyat; ekran boyutuna, dikey veya klavyeli model tercihine, yazıcı, barkod/QR okuyucu ve kimlik okuyucu gibi donanımlara ve adede göre değişir. Sıramatik yazılımı hastanenizin yazılım firmasından sağlandığı için teklifimiz kiosk donanımını kapsar. Hastanenizi, kioskun kullanılacağı birimleri ve kullandığınız HBYS veya sıramatik yazılımını iletin, size özel teklif hazırlayalım.